5 Consejos para la seguridad y transparencia de tu negocio digital

¿Quieres evitar sanciones este año y proteger legalmente tu empresa? Asegúrate de revisar si cumples con las exigencias normativas en tu web y transacciones comerciales. Aquí te compartimos cinco consejos de seguridad prácticos que te ayudarán a fortalecer tu presencia digital este 2025.

¿Listos? Vamos al lío

Claves y consejos para fomentar la seguridad y transparencia en 2025

Vivimos en un mundo cada vez más digitalizado. ¿Tu empresa ya ha dado el salto a la transformación digital? Recuerda que no solo tienes ventajas y oportunidades, sino también riesgos. Es importante contar con los protocolos y medidas necesarias para garantizar la seguridad y transparencia.

Esto protegerá al negocio frente a posibles sanciones o demandas, y también a tus empleados, socios, proveedores y clientes.

1. Implementa la facturación electrónica

Una de las medidas que debes tomar en cuenta en 2025 para la transparencia de tu negocio es el salto a la facturación electrónica. No hablamos aquí solamente de usar formatos digitales. No te bastará con emitir facturas en PDF. Nos referimos a un tipo de factura estructurada que es la exige la Ley Crea y Crece. Este año las empresas medianas y pequeñas también tienen que adaptarse, porque la obligación será para todos los volúmenes de negocio en pocos meses.

El sistema Verifactu es una iniciativa de la Agencia Tributaria en España para combatir el fraude fiscal. Esto implica que como empresa o autónomo deberás contar con un programa de facturación certificado por la AEAT. Así verificas tu transparencia, de manera que se prevé cualquier clase de manipulación de los datos, que pueda dar lugar a cajas B o economías encubiertas en el negocio.

Algunas ventajas adicionales de implementar la facturación electrónica incluyen:

• Reducción significativa en los tiempos de gestión administrativa
• Menor probabilidad de errores en la facturación
• Ahorro en costes de impresión y almacenamiento
• Mejor seguimiento del flujo de caja
• Facilidad para realizar informes financieros
• Contribución al medio ambiente al reducir el uso de papel

Como ves, no se trata solo de cumplir la legislación vigente. También ganarás en rentabilidad para tu empresa a largo plazo.

2. Ponte al día en materia de protección de datos

La protección de datos es otro aspecto fundamental que debes garantizar en tu empresa en 2025. Tal como exige el Reglamento General de Protección de Datos a nivel de la Unión Europea, tienes que solicitar el consentimiento explícito en tu sitio web antes de recopilar datos, incluyendo cookies no esenciales.

Estas son las principales obligaciones que debes cumplir:

• Añade una política de privacidad en tu sitio web
• Toma las medidas de seguridad informática necesarias para proteger los datos personales
• Solicita el consentimiento antes de procesar cualquier dato personal
• Notifica a la AEPD ante cualquier clase de brecha de seguridad
• Informa a los usuarios sobre sus derechos: acceso, rectificación, supresión, etc.
• Ofrece un canal accesible a los usuarios para ejercer sus derechos

El plugin consentimiento de cookies es una solución digital que te permite automatizar la recopilación de consentimientos. Así te aseguras de que cualquier persona que visite tu página deberá aceptar o rechazar las cookies, o bien configurar sus preferencias.

Además, este tipo de plugin te ayuda a guardar registro de tu cumplimiento normativo. Así puedes superar cualquier posible auditoría y evitar multas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos. Ten en cuenta que la AEPD ha multado a numerosas empresas en los últimos años, llegando a cifras de millones de euros en los casos más graves.

Para fortalecer aún más tu protección de datos, considera:

• Realizar auditorías periódicas de seguridad
• Implementar un sistema de gestión de accesos y permisos
• Establecer protocolos de respuesta ante incidentes
• Formar regularmente a tu personal en materia de protección de datos
• Documentar todas las medidas de seguridad implementadas

Recuerda: la transparencia en el manejo de datos genera confianza. Te ayudará a mejorar la imagen de tu marca y a fidelizar clientes.

3. Define unos KPIs claros para la empresa y cada empleado

“No hay viento favorable para el que no sabe dónde va”, decía el filósofo estoico Séneca. Tanto la empresa como los trabajadores necesitan tener un rumbo claro. Esto les permite saber si están avanzando en la dirección correcta.

La transparencia comienza desde dentro. Establece indicadores de rendimiento (KPIs) claros. Así podrás ser más eficiente además de transparente.

Los KPIs deben ser:

• Específicos y alcanzables
• Medibles y concretos
• Alineados con la estrategia general del negocio
• Visibles para todos los involucrados

Es posible que tengas clara la teoría, pero necesites ejemplos. Vamos a ver algunos ejemplos prácticos de KPIs por departamento:

Marketing:

• Tasa de conversión
• Retorno de inversión en publicidad
• Engagement en redes sociales
• Tráfico web cualificado

Ventas:

• Número de ventas cerradas
• Tiempo promedio del ciclo de venta
• Tasa de retención de clientes
• Valor medio del pedido

Atención al cliente:

• Tiempo de respuesta
• Índice de satisfacción del cliente
• Tasa de resolución en primer contacto
• Número de quejas resueltas

Estas son solo sugerencias, pero tu empresa debe valorar los indicadores más prioritarios.

4. Fomenta la retroalimentación de todo el personal

A menudo los problemas se reducen y minimizan en las empresas cuando la comunicación fluye de manera bidireccional. Es una excelente forma de evitar que cualquier clase de conflicto escale. También ayuda a prevenir amenazas y riesgos, imprevistos y desviaciones.

Crea canales abiertos de comunicación donde tu equipo pueda compartir ideas, preocupaciones y sugerencias.

Puedes implementar:

• Reuniones semanales de equipo
• Buzones de sugerencias digitales anónimos
• Sesiones mensuales de retroalimentación
• Espacios para compartir mejores prácticas

Una vez dicho esto, a veces puede haber un problema en la forma en que se ejecutan estas medidas. Por ejemplo, por mucho que hagáis reuniones todas las semanas, si no hay un buen sistema, pueden ser improductivas. Las personas podrían callar sus necesidades o se podrían crear dinamismos de quejas poco constructivas.

Para maximizar la efectividad de la retroalimentación:

• Establece un calendario regular de reuniones one-on-one
• Implementa herramientas digitales de feedback continuo
• Crea un sistema de reconocimiento y recompensas
• Fomenta la comunicación horizontal entre departamentos
• Organiza workshops trimestrales de mejora continua

La transparencia interna tiene muchos beneficios. Se refleja en un mejor servicio al cliente y en una cultura empresarial más sólida. Además, las personas se sienten mejor en el entorno laboral. Esto favorece la retención de personal, la motivación y la productividad.

5. Registra todos tus procesos y realiza auditorías continuas

Las auditorías internas ayudan a establecer protocolos y detectar problemas. En este sentido, el compliance debe estar presente sobre todo en tres pilares clave:

• Personas
• Procesos
• Sistemas

Los empleados deben estar capacitados, los procesos deben estar optimizados y los sistemas deben mantenerse actualizados. Cada una de estas áreas necesita acciones concretas en las que mejorar la seguridad y transparencia.

Esto no solo te ayudará a identificar áreas de mejora, sino que también:

• Facilitará la capacitación de nuevo personal
• Permitirá detectar y corregir ineficiencias
• Ayudará en el cumplimiento de normativas
• Generará confianza en inversores y socios

También se recomienda realizar una auditoría forensic, que va más allá de la auditoría financiera tradicional. La idea es asegurarse de que todos los registros contables estén completos y actualizados. Además, es importante la colaboración abierta y transparente con proveedores, clientes y los propios trabajadores.

Conclusiones

La seguridad y transparencia no son gastos, son inversiones en el futuro de tu negocio digital. Implementar estos cinco consejos te ayudará a construir una empresa más sólida, confiable y preparada para los retos del 2025. Recuerda que la clave está en la consistencia: comienza con pequeños pasos y ve mejorando gradualmente cada aspecto.

¿El resultado? Un negocio digital que cumple con las normativas actuales y que genera confianza en empleados, clientes y socios comerciales. En el mundo digital actual, la confianza es quizás el activo más valioso que puedes construir.

Hemos visto diferentes aspectos en los que conviene estar al día. Sin embargo, estos son solo algunos puntos importantes. Conviene contar con ayuda profesional de expertos, tanto en el ámbito jurídico como técnico informático.

La transformación digital de tu negocio es un viaje continuo, no un destino. La transparencia y seguridad no solo protege tu empresa, sino que también la fortalece y la prepara para el futuro.

Recuerda: el 2025 no es solo un año más en el calendario empresarial. Es una oportunidad para reinventar tu negocio y construir una base sólida para el futuro. ¿Estás listo para dar el siguiente paso? ¡Mucha suerte y que consigas un impulso de tu empresa este año!

¿Controlas la protección de datos en tu página web?

¿Tienes claros los mejores KPIs para tu empresa?

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